Videocallsystem geeignet für Vorlesungen/Webinare
Webadresse: https://tum-conf.zoom.us/
Benutzung: Webbrowser oder App (Telefoneinwahl für Teilnehmer möglich)

Inhalt

Einleitung

Liebe Dozierende, willkommen auf der Wiki-Seite rund um das Thema Zoom. Hier finden Sie Anleitungen zu den einzelnen Funktionen, die Ihnen in Zoom zur Verfügung stehen. Es stehen Ihnen sowohl schriftliche Anleitungen als auch Videoanleitungen zur Auswahl bereit. Achten Sie bitte zu jeder Zeit darauf, dass Sie Lehrveranstaltungen über Zoom ausschließlich mit Ihrem TUM Zoom-Account erstellen und hosten. Dieser Account muss dafür aktiviert werden, indem Sie sich vorab einmalig einloggen. Auch hierzu finden Sie nachfolgend eine genaue Anleitung.

Einsatz

Zoom können Sie aufgrund der unterschiedlichen Funktionen vielseitig einsetzen. In Seminar oder Vorlesung ist Wissensvermittlung in Form einer Präsentation möglich. Es können aber auch Gruppen gebildet werden, um einzelne Themen zu diskutieren oder Ergebnisse vorzustellen. Durch die Funktion der Bildschirmfreigabe können Teilnehmer ihre Ergebnisse oder Zusammenfassungen mit dem Rest der Gruppe teilen. Des Weiteren eignet sich die Chat-Funktion beispielsweise für direktes Feedback oder Fragen nach der Lehreinheit.

Ähnliche Tools

1. Vorbereitungen

Account erstellen (TUM verifiziert)

Aus Datenschutzgründen ist es enorm wichtig, dass Sie Zoom zu Lehrzwecken nur mit Ihrem TUM-Account nutzen. Des weiteren kann die Organisation der Meeting-Links durch das E-Learning Team nur dann erfolgen, wenn Sie Ihre TUM-Kennung angeben und diese zuvor bereits einmalig aktiviert wurde. 

TUM_Zoom_login_v01.mp4

  1. Gehen Sie dazu auf die Seite https://tum-conf.zoom.us
  2. Klicken Sie auf "Anmelden" und loggen Sie sich im nächsten Schritt mit Ihrer TUM-Kennung (z.B.: ab12cde) und Ihrem TUM-Passwort ein.
  3. Nach diesem Schritt müssten Sie sich in Ihrem persönlichen Zoom-Profil befinden. Die Aktivierung des Accounts ist damit erledigt.

Grundeinstellungen

Stabile Internetverbindung

Wenn Sie die Geschwindigkeit bzw. die Download- und Upload-Rate Ihrer Internetverbindung (WLAN oder LAN) im Vorhinein prüfen möchten, geht dies am einfachsten mit dem kostenlosen Check www.speedtest.de. Eine Download-Rate von 25 MB und Upload-Rate von 5 MB sind ausreichend - mehr ist natürlich besser.

Internet Browser

Steigen Sie bitte über Firefox, Google Chrome oder Safari in das Meeting ein. NICHT unterstützt wird Internet Explorer/Microsoft Edge.

Lautsprecher/Kopfhörer und Mikrofon

Um an virtuellen Treffen und Seminaren teilzunehmen, kann es je nach Umgebung empfehlenswert sein, die Verwendung eines Kopfhörers bzw. "Headsets", also Kopfhörer mit integriertem Mikro in Erwägung zu ziehen. Bei den meisten modernen Laptops sind Kamera und Lautsprecher integriert. Sollten Sie ein Headset mit dem PC oder Laptop verbunden haben, bitte in den Einstellungen für Audio/Sound die Kopfhörer als "Lautsprecher" auswählen, sowie das Headset als bevorzugtes Mikrofon. Dies vermeidet die Aufnahme von Umgebungsgeräuschen in einem virtuellen Treffen.

Kamera

Auch hier können integrierte oder externe Geräte verwendet werden. Wenn Sie ein externes Gerät verwenden, wählen Sie dieses in den Einstellungen aus.

Speicher

Nutzen Sie am besten einen Rechner mit mind. 1GB freiem Speicherplatz, um Vorlesungen mit etwa 90 Minuten Dauer problemlos aufzeichnen zu können.

Updates

Laden Sie die neueste Version aus dem #appstore, dem #googleplaystore oder der #offiziellenwebsite herunter. Falls Sie Zoom bereits auf Ihrem Computer installiert haben, können Sie diese unter "auf Aktualisierungen überprüfen" updaten.

Ist die Version schon veraltet, kann dies zu Schwierigkeiten beim Öffnen des Links/Login führen.

User Interface

Auf der Startseite unter "Meetings" können Sie Ihre bereits erstellten Meetings einsehen und durch "starten" aktivieren. Dies funktioniert auch über den Einladungslink, den Sie zuvor erzeugt haben.

Die Navigation des Meetings erfolgt über eine Zeile am unteren Bildrand:

Stummschalten

  • Aktivieren/deaktivieren des Mikrofons
    • Ist das Mikrofon stumm, wird es als durchgestrichen angezeigt. Dies kann kurzfristig durch Drücken der Leertaste aufgehoben werden.
    • Während eines Vortrages sollten die Zuhörer ihr Mikrofon stumm geschaltet haben.
  • Der Pfeil am rechten oberen Rand des Buttons ermöglicht Einstellungen zum Mikrofon vorzunehmen und ggf. ein anderes Mikrofon auszuwählen.
  • Falls trotz Freigabe des Mikrofons im Zoom-Menü kein Ton verfügbar ist, überprüfen Sie ob die Nutzung des Mikrofons für ZOOM in den Systemeinstellungen des Computers freigeben ist.

Video abbrechen/starten

  • Aktivieren/deaktivieren der Kamera
    • Ist die Kamera deaktiviert, wird das Symbol als durchgestrichen angezeigt.
  • Der Pfeil am rechten oberen Rand des Buttons ermöglicht Einstellungen der Kamera vorzunehmen, ggf. eine andere Kamera auszuwählen oder den Hintergrund anzupassen.
  • Falls trotz Freigabe der Kamera im Zoom-Menü kein Video verfügbar ist, überprüfen Sie ob die Nutzung der Kamera für ZOOM in den Systemeinstellungen des Computers freigegeben ist.

Sicherheit

  • Freigabe des Warteraums
  • Überblick zur eigenen Freigabe von Inhalten
  • Als Host: Erlauben und Ablehnen von Freigaben der Teilnehmenden
  • Falls eine Freigabe des Bildschirms nicht verfügbar ist, überprüfen Sie, ob die Nutzung der Kamera für ZOOM in den Systemeinstellungen des Computers freigeben ist.

Teilnehmer

Es öffnet sich die Liste der Teilnehmenden.

Chat

Hier öffnet sich die Chatfunktion und zeigt den aktuellen Chat an (nur für die aktuelle Sitzung).

Bildschirm freigeben

  • Eigenen Bildschirm freigeben (z.B. Präsentation/Dokument)
  • Externe Geräte freigeben
  • Whiteboard-Funktion: kann im Freigabe-Menü als Kachel angewählt werden

Zoom_03_bildschirmfreigeben_v01.mp4

Reaktion

  • Dieser Button ermöglicht Feedback in Form von Icons. Die Teilnehmenden können so schnelle Reaktionen zeigen (Applaus, Hand heben, Daumen hoch, etc.). 
  • Das Icon erscheint dann klein in einer Ecke des Teilnehmerfensters. 

Mehr

Sie können mit diesem Button Inhalte teilen. Bitte beachten sie die Datenschutzrichtlinien der TUM: Datenschutz

Beenden

Hier beenden Sie als Host das Meeting für alle Teilnehmenden oder auch nur für sich selbst. 

Ansicht

  • In der rechten oberen Ecke finden Sie den Button "Ansicht". Er ermöglicht Ihnen die Anordnung der "Teilnehmerfenster" zu wählen. 
  • Sobald einer der Teilnehmenden eine Bildschirmfreigabe beginnt, wird allen Teilnehmern automatisch der freigegebene Bildschirm und ggf. eine Miniatur des Sprechers angezeigt.

2. Nutzung


  • Alle Info-Mails werden vom E-Learning Team nur an die TUM-Mail-Adresse geschickt. Damit Sie alle Infos rechtzeitig erhalten, aktivieren Sie für Ihren TUM-Mail-Account eine Weiterleitung an eine beliebige Mail-Adresse.
  • Nutzen Sie für den Login bei ZOOM Ihre TUM-Kennung. Nur dann können Sie als Co-Host erkannt werden und diese Rechte nutzen. Um sich mit Ihrem TUM-Account bei ZOOM anzumelden, klicken Sie auf folgenden Link: https://tum-conf.zoom.us
  • Testen Sie im besten Fall schon am Abend vorher den Ablauf. Am Tag der Sitzung müssen Sie dann nur auf den Button "aufnehmen" klicken und die Sitzung eröffnen. Versuchen Sie dennoch mit etwas Sicherheitsvorlaufzeit (ca. 15min früher) in das Meeting einzusteigen, damit noch genügend Zeit für eine Problembehebung bleibt, falls etwas nicht funktioniert.

Meeting erstellen und planen

  1. Öffnen Sie folgenen Link: https://tum-conf.zoom.us/
  2. Klicken Sie auf "Anmelden//Sign In" und nutzen Sie Ihre TUM-Kennung und Ihr Passwort für die Anmeldung.
  3. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf den Button "Meetings".
  4. Am rechten Bildrand können Sie nun "Ein Meeting planen" wählen und Ihre bevorzugten Einstellungen wählen.
  5. Nachdem Sie alle bevorzugten Einstellungen gewählt haben, drücken Sie den Button "speichern" unten auf der Seite. Im Anschluss wird Ihnen Ihr Meeting angezeigt.
  6. Sie können die Adresse des Meetings unter "Einladung in die Zwischenablage kopieren"  in Ihrer Zwischenablage ablegen und anschließend mit der Funktion "Einfügen" (linke Maustaste) in Ihren Dokumenten/E-Mails/etc. ablegen.


Meeting bearbeiten

  1. Öffnen Sie https://tum-conf.zoom.us und klicken Sie auf "Anmelden".
  2. Loggen Sie sich dort mit Ihren TUM Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) ein.
  3. Auf der linken Seite erscheint nun eine Spalte mit den ZOOM-Optionen. Klicken Sie auf "Meetings".                                                                                            
  4. Nun suchen Sie das Meeting, welches Sie bearbeiten möchten. Dazu stehen Ihnen in der oberen Spalte auch Kalender für eine zeitliche Eingrenzung zur Verfügung.
  5. Wenn Sie das Meeting gefunden haben, gehen Sie mit dem Maus-Cursor auf den rechten Rand dieses Meetings (ohne zu klicken).
  6. Es erscheinen dann 3 Felder, die Ihnen "Starten", "Bearbeiten" und "Löschen" ermöglichen.                                                                                                  
  7. Klicken Sie auf "Bearbeiten".
  8. Nun öffnet sich das Meeting mit den bereits gesetzten Einstellungen und Sie können die Änderungen (z.B.: Datum, Zeit, Dauer, neuer Co-Moderator, etc.) vornehmen.
  9. Abschließend klicken Sie ganz unten auf "Speichern" um die Änderungen zu speichern.

Meeting starten und beitreten

mit E-Mail Einladung

mit Link und Kenncode

Wenn Sie sich noch nie über die Zoom-Desktopversion eingeloggt haben und nur die Onlineversion von Zoom nutzen, müssen Sie wie folgt vorgehen: 

  1. Kopieren Sie den Link für das bevorstehende Meeting in Ihren Internet Browser (Achtung: verwenden Sie hier nicht den Internet Explorer oder Microsoft Edge)
  2. Es zeigt sich nun eine Seite, bei der Sie auf "Meeting eröffnen" klicken.
  3. Im nächsten Pop-up Fenster klicken Sie auf "erlauben", damit Zoom das Meeting eröffnet.
  4. Geben Sie jetzt den Kenncode in das dafür vorgesehene Textfeld ein und bestätigen Sie dies mit "Teilnehmen".
  5. Jetzt müssen Sie als Host eröffnen. Dazu klicken Sie auf "anmelden" damit Sie sich als Host ausweisen.
  6. Im nächsten Pop-up Fenster klicken Sie nun auf "mit SSO anmelden". Nur dann loggen Sie sich auch wirklich mit Ihrer TUM-Kennung ein und werden als Host erkannt.
  7. Nun müssen Sie sich mit Ihrer TUM-Kennung (z.B.: ab12cde) und Ihrem Passwort einloggen, indem Sie nach der Eingabe auf "Login" klicken.
  8. Jetzt sollten Sie im Meeting sein und können mit den weiteren Einstellungen für das Meeting fortfahren. Auch dazu finden Sie hier ein Video.

Wenn Sie bereits in der Zoom-Desktopversion eingeloggt sind, können einige Schritte übersprungen werden. Gehen Sie dann wie folgt vor: 

  1. Kopieren Sie den Link für das bevorstehende Meeting in Ihren Internet Browser (Achtung: verwenden Sie hier nicht den Internet Explorer oder Microsoft Edge)
  2. Es zeigt sich nun eine Seite, bei der Sie auf "Meeting eröffnen" klicken.
  3. Im nächsten Pop-up Fenster klicken Sie auf "erlauben" damit Zoom das Meeting eröffnet.
  4. Falls gefordert, geben Sie im nächsten Schritt den Kenncode in das dafür vorgesehene Textfeld ein und bestätigen Sie dies mit "Teilnehmen".
  5. Jetzt sollten Sie im Meeting sein. Wählen Sie abschließend den Button "mit Computeraudio teilnehmen" aus.


Zoom_04_meetingeintreten_v01.mp4

Präsentation und Bildschirmübertragung 

Wählen Sie in den Einstellungen (Menü auf der linken Seite des Startbildschirms) die gewünschte Optionen aus und definieren Sie diese genau. Funktionen wie Bildschirmübertragung, Aufzeichnung und Breakout-Rooms sind bereits in den Voreinstellungen enthalten und für den Host im Meeting zugänglich.


Meeting aufzeichnen und Aufnahme bereitstellen

Bitte wählen Sie diese Funktion zuvor unter "Einstellungen" für das Meeting aus und beachten Sie allgemein beim Aufzeichnen von Inhalten die Datenschutzrichtlinien der TUM.

"Einstellungen" (Startseite linke Spalte) → "Aufzeichnungen"

Hier können Sie alle Einstellungen bezüglich der Aufzeichnungsfunktion bearbeiten.

Aufzeichnen

  1. Der Button befindet sich rechts neben der "Bildschirm freigeben"-Funktion.
  2. Wählen Sie beim Aktivieren der Funktion die Option "Auf diesem Computer aufzeichnen" aus.
  3. Der Button verändert nun die Form in ein Viereck.
  4. Durch erneutes Klicken kann die Aufzeichnung wieder beendet werden.
  5. Nach Beenden des Meetings können Sie in einem Pop-up-Fenster auswählen, wo Sie die aufgezeichnete Datei speichern möchten.

Bereitstellen

Sie können Dienste wie Gigamove, wetransfer oder synchandshare nutzen, um die Datei per E-Mail weiterzuleiten und ein Bereitstellen für die Studierenden zu ermöglichen. Damit Sie die Datei auf einer der zuvor genannten Plattformen bereitstellen können, ist es notwendig, dass die Aufzeichnung zuvor schon vollständig konvertiert und auf Ihrem Computer abgespeichert wurde. 

  1. Öffnen Sie dann die Seite: https://gigamove.rwth-aachen.de
  2. Hier haben Sie die Möglichkeit entweder Dateien bereitzustellen oder anzufordern. Um eine Datei bereit zu stellen, wählen Sie diesen Punkt in der linken Bildschirmhälfte oder in der Spalte auf der linken Seite aus.
  3. Wählen Sie als Heimateinrichtung die TU München aus.
  4. Melden Sie sich im nächsten Schritt mit Ihrer TUM Kennung (z.B. ab12cde) und Ihrem TUM-Passwort an.
  5. Klicken Sie auf "Durchsuchen", um eine Datei von Ihrem Computer auszuwählen. Es kann jeweils immer nur eine Datei bereitgestellt werden. 
  6. Die Datei kann für maximal 14 Tage bereitgestellt werden. Falls sie bis dahin noch nicht heruntergeladen wurde, verfällt der Downloadlink und sie müssten die Datei erneut zur Verfügung stellen.
  7. Um den Vorgang abzuschließen klicken Sie auf "Upload".
  8. Nachdem die Datei hochgeladen wurde, klicken Sie in der Spalte am Linken Bildschirmrand auf "Dateien verwalten".
  9.  Nun sehen Sie alle Dateien, die von Ihnen hochgeladen wurden und noch nicht älter als 14 Tage sind.
  10. Suchen Sie als nächstes die Datei, die Sie gerne teilen möchten und klicken Sie in dieser Spalte rechts auf das Briefsymbol.
  11. Es öffnet sich eine neue Seite, auf der Sie die E-Mail Adresse des Empfängers eingeben können.  Wenn Sie die Aufzeichnung für die Studierenden auf MediTUM zur Verfügung stellen möchten, senden Sie den Upload-Link bitte an elearning.mec.med@tum.de.
  12. Nachdem Sie die E-Mail Adresse eingegeben haben, scrollen Sie nach unten und klicken dort auf "senden". Hier bestätigt die grüne Schrift die Durchführung des Sendevorgangs.

Zoom_02_dateibereitstellen_v01.mp4


Teilnehmerliste exportieren

  1. Öffnen Sie https://tum-conf.zoom.us und klicken Sie auf "Anmelden".
  2. Loggen Sie sich dort mit Ihren TUM Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) ein.
  3. Auf der linken Seite erscheint nun eine Spalte mit den ZOOM-Optionen. Klicken Sie auf "Berichte".                                                              
  4. Klicken Sie nun auf das obere Feld "Nutzung".
  5. Geben Sie ein Datum/ Zeitraum in der Kalenderfunktion ein, um das Meeting zu finden, für welches Sie die Teilnehmerliste suchen.
    Info: Es können nur Meetings angezeigt werden die mindestens 15 Minuten abgeschlossen sind und noch nicht länger als 1 Monat zurückliegen.
  6. Wenn Sie das Meeting gefunden haben, scrollen Sie in dieser Zeile ganz nach rechts. Dort gibt es die Spalte "Teilnehmer", in der Ihnen die Teilnehmerzahl von diesem Meeting angezeigt wird.                                                                                                                                                
  7. Klicken Sie auf diese Teilnehmerzahl.
  8. Nun öffnet sich ein Pop-up Fenster, in dem Sie alle Teilnehmer aufgelistet finden.                                                                                      
  9. Wenn Sie diese Liste abspeichern möchten, klicken Sie in diesem Pop-up Fenster in der oberen rechten Ecke auf "Exportieren".
  10. Die Liste wird nun automatisch heruntergeladen.

Weitere Funktionen

Umfragen

Wenn Sie die Webinarfunktion nutzen, können Sie auch Umfragen (Quiz) erstellen, diese live verfolgen und mit den Teilnehmern teilen.

  1. Klicken Sie auf "Meeting".
  2. Scrollen Sie in einem bereits erstellten Meeting nach unten.
  3. Fügen Sie im Punkt "Umfrage" eine neue Umfrage  hinzu.
  4. Bereiten Sie Frage und Antwortmöglichkeiten vor.
  5. Während des Meetings können Sie die Umfrage starten (die Zeit der Umfrage wird seit Beginn angegeben).
  6. Als Host können Sie die Umfrage beenden.
  7. Resultate werden angezeigt und können mit den Teilnehmern geteilt werden.
  8. Nach Abschluss des Meetings kann die Umfrage eingesehen werden.
  9. Vorsicht: Bei erneutem Stellen der Umfrage werden alle vorher erzeugten Ergebnisse gelöscht und können im Nachhinein nicht mehr eingesehen werden!

Breakout-Session

Mit dieser Funktion können Sie Teilnehmende in Unterräume einteilen (z.B. Gruppenarbeit/Besprechung in Untergruppen).

  1. Falls diese Funktion noch nicht freigeschaltet ist, gehen Sie wie folgt vor: "Einstellungen" → "In Meeting (erweitert)" → "Breakout-Sessions erlauben"
  2. Teilnehmende können während des Meetings mit dem Button in Breakout-Sessions geschickt werden.
  3. Der Host kann über Zusammensetzung der Gruppen (Größe und Teilnehmer) bestimmen. Dies kann auch zufällig erfolgen.
  4. Der Host kann die Breakout-Sessions auch wieder zentral beenden oder einer bestimmten Session beitreten.

Whiteboard

Hier kann in Echtzeit miteinander auf ein virtuelles Whiteboard geschrieben und gemalt werden. Vorab sollte man jedem Teilnehmer bestimmte Bereiche zuteilen, damit nicht alle übereinander schreiben.

Webinar

Hier können Sie die Webinarfunktion beantragen: Webinar

Häufige Fragen

Nachdem sich einige Fragen zu einzelnen Themen immer wieder wiederholen, möchten wir Ihnen diese hier direkt beantworten. Außerdem finden Sie hier auch kurze Erklärungen für den „Notfall“ - wenn etwas nicht so funktioniert wie gewünscht.

Probleme mit...

dem Ton

dem Video

der Freigabe des Bildschirms

#Bildschirmaufzeichnung

Sie haben andere Probleme mit ZOOM unter Lizenz der TUM, im FAQ gibt es Hilfestellung zu weiteren Fragen wie Login, Zoombombing und Schwierigkeiten beim Aufrufen der Seite.

Weitere Informationen

Für die Profis

  1. Wählen Sie einen störungsfreien Arbeitsplatz und minimieren Sie Nebengeräusche.
  2. Schalten Sie Ihr Mobiltelefon auf lautlos.
  3. Schließen Sie unnötige Anwendungen auf dem Notebook.
  4. Achten Sie auf eine gute Ausleuchtung Ihres Bildes. Wählen Sie einen hell beleuchteten Raum, am besten mit Tageslicht. Positionieren Sie sich frontal gegenüber der Lichtquelle (z. B. Fenster), sodass das Licht auf Sie fällt.
  5. Das eingebaute Mikrofon gängiger Notebooks ist ausreichend. Ein Headset ist zu empfehlen, sollten sich Störgeräusche im Hintergrund nicht vermeiden lassen oder Sie bereits negative Erfahrungen mit Ihrem eingebauten Mikrofon gemacht haben. Vermeiden Sie AirPods. Überprüfen Sie, wo das Mikrofon am PC oder der Webcam eingebaut ist, damit keine störenden Gegenstände oder Ihre Hände am Mikrofon sind. Bitte testen Sie die Tonqualität in einer kurzen Testaufzeichnung.
  6. Positionieren Sie die Kamera Ihres Notebooks/Smartphones auf Augenhöhe. Falls Ihr Schreibtisch zu niedrig ist, nutzen Sie Bücher oder andere Gegenstände zur höheren Platzierung Ihrer Kamera. Wählen Sie den Bildausschnitt so, dass das obere Drittel Ihres Oberkörpers und ein kleiner Abstand über Ihrem Kopf zu sehen ist.

How to Videos (englisch)

https://zoom.us/de-de/resources.html

Datenschutz

Zuletzt wurde das ZOOM der TUM auf ausschließlich europäische Server verlegt.

Es werden für folgende Zwecke im Rahmen der Nutzung personenbezogene Daten erhoben:

  • Bezug und Nutzung der Webinar-Lösung als Hilfsmittel für die Lehre, Forschung und Verwaltung einschließlich statistischer Auswertung.
  • Zweck der Datenverarbeitung ist die Nutzung von Zoom als Dienst zur Zusammenarbeit im Rahmen der dienstlichen Tätigkeit an der TUM zur Erfüllung der Hochschulaufgaben gemäß Art. 2 BayHSchG.
  • Dies umfasst die Nutzung der lizenzierten Produkte und Services, Bereitstellung von Updates, Gewährleistung der Informationssicherheit sowie technischen und kundenbezogenen-Support.
  • Eine Datenverarbeitung zu anderen als zu den angegebenen bzw. gesetzlich erlaubten Zwecken  erfolgt nicht.
  • Bei der Nutzung des Service TUM-Conf auf Basis von Zoom sind die Nutzungsbedingungen einzuhalten.
  • Es findet keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle statt.

Für ausführliche Informationen zum Datenschutz von ZOOM unter Lizenz der TUM lesen sie im dezidierten Artikel im Wiki: Datenschutz

Kontakt






















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