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Viele E-Mails, die heute in unseren Postfächern landen, sind unerwünscht. Häufig ist es "nur" Werbung (Spam). Es erreichen uns aber auch immer häufiger schadhafte E-Mails wie Phishing-Mails, die uns Daten entlocken wollen, oder Mails, die uns auf verseuchte Webseiten lotsen sollen. Viele dieser E-Mails werden bereits durch den Spam-Filter des LRZ automatisch markiert, so dass das E-Mail-Programm diese automatisch aussortieren kann - ein Löschen der Spam-Mails am LRZ ist aus rechtlichen Gründen nicht erlaubt. Um in den Genuss des Spam-Filters zu kommen, muss der Endnutzer daher in seinem E-Mailprogramm (z.B. Outlook oder Thunderbird) noch den lokalen Spam-Filter aktivieren, damit die Spam-Mails dort direkt in den Spam-Ordner verschoben werden.

Eine Anleitung zur Einrichtung des lokalen Spam-Filters und weitere Informationen zum Thema Spam finden Sie auf den Doku-Webseiten des LRZ.

Wir empfehlen Nutzern, sich in ihrem lokalen E-Mailprogramm beispielsweise einen Ordner „Spam-Verdacht“ einzurichten und derartig markierte E-Mails automatisch von ihrem E-Mail-Programm dorthin sortieren zu lassen. Dieser Ordner sollte regelmäßig überprüft werden, da nicht sichergestellt ist, dass reguläre E-Mails fälschlicherweise markiert wurden.

Anleitung zum Anlegen einer Sortierregel für Spam-E-Mails mit Outlook 2016

Im Folgenden finden Sie eine Anleitung für die Einrichtung für Outlook 2016. Nutzer anderer E-Mailprogramme erhalten nützliche Hinweise auf den Webseiten des LRZ.

Schritt 1

Klicken Sie unter dem Tab/Register "Start" auf den Button "Regeln":

Screenshot: Outlook - Regeln

Schritt 2

Durch anschließendes Klicken auf den Button „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ öffnet sich ein Menü, in dem Sie eine "Neue Regel…" erstellen können:

Screenshot: Neue Regel

Schritt 3

Wählen Sie aus der Rubrik „Regel ohne Vorlagen erstellen“ die Option „Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden“:

Screenshot: Regel ohne Vorlage erstellen

Klicken Sie auf „Weiter“.

Schritt 4

Aus der Liste mit Bedingungen wählen Sie nun „…mit bestimmten Wörtern im Nachrichtenkopf…“ aus (Haken). Klicken Sie unten auf den blauen Text „bestimmten Wörtern“ und geben Sie im neuen Fenster „X-Spam-Flag: YES“ ein (bitte kopieren Sie den Text mit Groß/Kleinschreibung, Leerzeichen und ohne die Anführungszeichen, damit der Filter funktionieren kann.). Klicken Sie auf „Hinzufügen“ und schließen Sie das Fenster mit „OK“.

Screenshot. SPAM-Regel

Klicken Sie auf „Weiter“.

Schritt 5

Nun wählen Sie die Option "diese in den Ordner Zielordner verschieben" aus. Klicken Sie im Fenster unten auf "Zielordner" und wählen Sie den Ordner aus, in den Sie die Mails verschieben möchten, z.B. "Junk E-Mail" oder "SPAM-Verdacht". Sie können sich vorher auch einen entsprechenden Ordner anlegen. Klicken Sie nun auf "OK":

Screenshot: Zielordner auswählen

Klicken Sie auf „Weiter“.

Schritt 6

Legen Sie im nächsten Fenster keine Ausnahmen fest, sondern klicken Sie nochmals auf „Weiter“. Nun erhalten Sie ein Komplettdarstellung der Regel. Klicken Sie auf "Fertig stellen":

Screenshot: SPAM-Regel fertigstellen

Künftig werden vom LRZ markierte Spam-E-Mails automatisch in den Ordner “Junk-E-Mail“ sortiert.

Bitte überprüfen Sie regelmäßig diesen Ordner, da in seltenen Fällen auch ungefährliche E-Mails hierher sortiert werden können.