BITTE BEACHTEN:
Folgend finden Sie einen groben Ablauf zur Orientierung.
Kurzfristige Änderungen sind erfahrungsgemäß nicht ausgeschlossen.
Weiteren Informationen finden Sie im Wiki der TUM Graduate School.
Es können nur Reisen ins Ausland gefördert werden.
VOR DER REISE:
1. Stellen Sie einen Antrag auf Internationalisierungsförderung beim GC LS
Mitglieder mit Promotionslisteneintrag NACH 01.01.2014: siehe Antrag unter "Kostenerstattung" in Ihrem DocGS-Account.
Ein neuer Eintrag kann erst nach Besuch des Auftaktseminars UND erfolgreichem (2. TAC-Meeting mit) Feedbackgespräch erstellt werden. Falls Sie die Internationalisierungsförderung schon vor dem (2. TAC-Meeting mit) Feedbackgespräch beantragen möchten, benötigen wir ein ganz kurzes Unterstützungsschreiben Ihrer Betreuung per Email an gc@ls.tum.de. Dann schalten wir Ihnen den Antrag in DocGS frei. Der vorherige Besuch des Auftaktseminars ist jedoch in jedem Fall nötig.
Senden Sie den unterschriebenen Antrag per Email oder per (Haus)post an:
Graduate Center of Life Sciences
Technische Universität München
Alte Akademie 8a
85354 Freising
Nach Prüfung des Antrags erhalten Sie diesen genehmigt und unterschrieben zurück. Bite bewahren Sie den Antrag für die spätere Kostenabrechnung auf (siehe 6.).
2. Stellen Sie einen Dienstreiseantrag bei der Reisekostenstelle der TUM.
Bitte beachten Sie die Unterschiede zwischen Dienstreise, Fortbildungsreise, Abordnung und Zuweisung, halten Sie besonders bei den letzten beiden Varianten Rücksprache mit dem Graduate Center of Life Sciences.
Zudem finden Sie im Dienstleistungskompass der TUM "Häufig gestellte Fragen zur Dienst- und Fortbildungsreise".
Wir empfehlen direkt bei der Antragstellung eine Kostenaufstellung mit einzureichen. Aus dieser Kostenaufstellung sollte u.a. ersichtlich sein, wie hoch die voraussichtlichen Kosten für die An-/Abreise, Unterkunft, Visum, sonstige Gebühren usw. sind und von welcher Stelle diese Kosten erstattet bzw. übernommen werden. Dies kann zunächst der Lehrstuhl sein (siehe 6. Reisekostenabrechnung NACH der Reise), dann Fondnummer angeben, oder direkt die TUM Graduate School, dann namentlich vermerken. Ein Beispiel für eine Kostenaufstellung ist als Anhang dem Merkblatt Internationalisierungsförderung beigefügt.
Achtung: falls Sie mit Ihrer Reise einen Urlaub verbinden, benötigen Sie ein Vergleichsangebot, d.H. je ein Angebot mit Urlaub und eins ohne, der gleichen Fluglinie/Bahngesellschaft. siehe "Häufig gestellte Fragen zur Dienst- und Fortbildungsreise"
3. A1-Bescheinigung
Mitarbeitende, die sich auf Veranlassung der TUM für eine vorübergehende Tätigkeit im EU-Ausland (im Rahmen von Dienstreisen, Konferenzteilnahmen, Fortbildungen, Forschungsaufenthalten etc., sog. Entsendung) aufhalten, benötigen rechtzeitig vor Reisebeginn eine A1-Bescheinigung.
Diese dient gegenüber ausländischen Behörden als Nachweis für die Weitergeltung der deutschen Rechtsvorschriften zur Sozialversicherung während des dienstlichen Auslandsaufenthaltes.
Das Formular sowie eine Ausfüllhilfe zur Antragstellung sowie alle weiteren Informationen finden Sie im Dienstleistungskompass unter dem Stichwort „A1-Bescheinigung“.
4. Buchen Sie Ihre Reise
5. Gehen Sie auf Reisen und senden Sie uns eine Postkarte :-)
NACH DER REISE:
6. Reisekostenabrechnung nach der Reise
Eine Teilzahlung VOR der Reise ist nicht mehr möglich.
6.1 Stellen Sie innerhalb von 6 Monaten NACH der Reise einen Antrag auf Erstattung der Reisekosten bei der Reisekostenstelle der TUM (Anstatt der Fondnummer tragen Sie bitte "Zahlung durch TUM-GS" ein).
6.2 Senden Sie den genehmigten Antrag auf Erstattung der Reisekosten mit allen Originalbelegen und der Auszahlungsanordnung zusammen mit dem genehmigten Antrag auf Internationalisierungsförderung (siehe 1.) per (Haus)post an die Buchhaltung der TUM Graduate School:
TUM Graduate School
Buchhaltung
Boltzmannstraße 17
85748 Garching
ODER Auslage der Reisekosten durch den Lehrstuhl
Der Lehrstuhl zahlt zunächst die Reisekosten. Dann wird dieser Betrag durch die Finanzbuchhaltung mittels Kassenanordnung für Umbuchungen von einmaligen Zahlungen (Muster 65) umgebucht. (bis zum Höchstbetrag der noch verfügbaren Internationalisierungsgelder der Doktorandin bzw. des Doktoranden).
Dazu füllt der Lehrstuhl bitte das Muster 65 (im Dienstleistungskompass, auf GRÜNES Papier drucken) in zweifacher Ausfertigung unter Angabe des Namens des*der Promovierenden sowie Ziel und Datum der Internationalisierungsmaßnahme aus. Eine Ausfertigung ist vom Lehrstuhl zu unterschreiben, die zweite Ausfertigung wird von der TUM-GS Geschäftsstelle nach Erhalt der Unterlagen unterschrieben. Bitte lassen Sie in beiden Ausfertigungen die Angaben bzgl. TUM-GS Fonds und Kostenstelle leer. Diese werden nach Erhalt der Unterlagen durch die TUM-GS Geschäftsstelle ergänzt.
Senden Sie diese beiden Ausfertigungen des Musters 65 zusammen mit einer Kopie der Originalbelege, Kopie der Auszahlungsanordnung und einer Kopie des Dienstreiseantrags sowie dem genehmigten Antrag auf Internationalisierungsförderung (siehe 1.) per (Haus)post an die Buchhaltung der TUM Graduate School:
TUM Graduate School
Buchhaltung
Boltzmannstraße 17
85748 Garching
SONDERFALL "vorübergehenden Tätigkeit an einer auswärtigen Dienststelle" bzw. Abordnung/Zuweisung:
Beantragen Sie innerhalb von 6 Monaten ab BEGINN der Reise Trennungsgeld beim Landesamt für Finanzen (siehe Merkblatt Internationalisierungsförderung).
!ACHTUNG! Bei einer Zuweisung wird ein Trennungsgeld berechnet. Dieses wird anstatt der Übernachtungskosten ausgezahlt. Evtl. Mehrkosten der Übernachtung können nicht erstattet werden.
Bei Fragen halten Sie bitte frühzeitig Rücksprache mit dem Graduate Center of Life Sciences.
PLEASE NOTICE:
Below you find a short orientation about the process.
According to experience short-term changes are not excluded.
More information can be found in the Wiki of the TUM Graduate School.
Only travelling abroad can be funded.
BEFORE TRAVELLING:
1. Apply for International funding at the GC LS
Members with doctoral candidacy list entry date AFTER 01.01.2014: Please use the application form in your DocGS account.
A new entry can only be created after participation in the kick-off seminar AND a successful (2. TAC-Meeting with) feedback session. If you would like to apply for internationalization support in advance, we need a very short letter of support from your supervisor via email to gc@ls.tum.de. Then will we activate the application form in your DocGS account. In any case you have to visit the kick-off seminar first.
Send the signed application by Email or (inhouse)post to:
Graduate Center of Life Sciences
Technical University of Munich
Alte Akademie 8a
85354 Freising
After the application has been checked, you will get it back approved and signed. Please keep the application for later cost accounting (see 6.).
2. Apply for official trip approval (Dienstreiseantrag) at Reisekostenstelle TUM.
Please notice the difference between Dienstreise, Fortbildungsreise, Abordnung and Zuweisung. If you have questions ask Graduate Center of Life Sciences. Esspecially concerning the last two.
Additionally you find a FAQ at the TUM Dienstleistungskompass: "Häufig gestellte Fragen zur Dienst- und Fortbildungsreise" (at the moment only in German available).
We recommend that a list of costs be submitted to the Reisekostenstelle when applying for the official trip approval. This list of costs should show various things, including the estimated costs of round-trip travel, accommodations, visa, other fees and so on. A sample list of costs is appended to the sheet Information Internationalization Support as an annex. Additionally tell what body will reimburse or assume these costs. This can initially be the chair (see 6. Reimbursement AFTER travelling), then specify the fund number, or directly the TUM Graduate School, then note by name.
Attention: if you additionally want to go on a vacation, please compare the prices of the travel tickets without and with the vacation days. You need one compared offer without vacation from the same airline or railway company. see "Häufig gestellte Fragen zur Dienst- und Fortbildungsreise" (at the moment only in German available)
3. A1 certificate
Employees who, at the instigation of the TUM, are temporarily present in other EU countries (as part of business trips, conference attendance, further training, research stays, etc.), need an A1 certificate before the start of their journey.
This serves as evidence to foreign authorities of the continuation of German social legislation during the stay abroad.
You will find the application form as well as further information in the TUM Dienstleistungskompass under the keyword "A1-Bescheinigung".
4. Book your journey
5. Travel and send us a postcard :-)
AFTER TRAVELLING:
6. Reimbursement AFTER travelling
A partly reimbursemnet BEFORE travelling is not possible anymore.
6.1 Within six month AFTER travelling apply for the reimbursement of travel expenses (Reisekostenerstattungsantrag) at the TUM office for travel expenses (Reisekostenstelle TUM) (Instead of the fond number, please enter "Payment by TUM-GS").
6.2 Send the approved Reisekostenerstattungsantrag with all original receipts and the Auszahlungsanordnung together with the accepted application for international funding (see 1.) by (inhouse)post to the accountant of the TUM Graduate School:
TUM Graduate School
Buchhaltung
Boltzmannstraße 17
85748 Garching
OR the chair pays the travel expenses in advance
The chair first pays the travel costs. This amount is then transferred by the financial department via "Kassenanordnung für Umbuchungen von einmaligen Zahlungen (Muster 65)" (up to the maximum amount of the internationalization funding still available to the doctoral candidate).
To do this, the chair please fill out Muster 65 (in the Dienstleistungskompass, printed on GREEN paper) in duplicate. A copy must be signed by the chair.
Send both duplicates with a copy of all original receipts, a copy of the disbursement order (Auszahlungsanordnung) together with the accepted application for international funding (see 1.) by (inhouse)post to the accountant of the TUM Graduate School:
TUM Graduate School
Buchhaltung
Boltzmannstraße 17
85748 Garching
EXCEPTION “vorübergehenden Tätigkeit an einer auswärtigen Dienststelle" or "ZUWEISUNG/Abordnung”:
In case of a “vorübergehenden Tätigkeit an einer auswärtigen Dienststelle" or “Zuweisung” or "Abordnung" you can apply for the so called “Trennungsgeld” at the Landesamt für Finanzen. For this you have to apply within six month after the START of your travel (see Infomation Internationalization Support).
!ATTENTION! For a “Zuweisung” a “Trennungsgeld” as lump sum payment is counted. This lump sum is paid instead of the real accommodation costs. Costs overruns can´t be reimbursed.
If you have questions, please at an early stage contact Graduate Center of Life Sciences.