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Online-Formulare mit "ConfiForms" erstellen

In diesem Wiki-System steht Ihnen das  Plugin "ConfiForms" zur Verfügung. Mit "ConfiForms" können Sie Online-Formulare:

I) Online-Formulare in einem Wiki-Bereich erstellen

In "Confluence" können schreibberechtigte Nutzer eines Wiki-Bereichs selbstständig Online-Formulare mit dem Plugin "ConfiForms" erstellen.

II) Online-Formulare in einem separaten Wiki-Bereich erstellen

Formularbereich beantragen

Für die Verwendung von Onlineformularen in „Confluence“ wird ein separater Bereich empfohlen, in dem alle Formulare einer Organisation/Einrichtung enthalten sind.

Wenn Sie für Ihre Onlineformulare einen separaten Bereich beantragen möchten, so wenden Sie sich bitte an den IT-Support der Technischen Universität München und geben Sie bitte nachfolgende Informationen aus Tabelle 1 mit an:

 

Benötigte Informationen

Beispiel

Gewünschter Name des Formularbereichs

Formulare IT-Support

URL-Key

itsupport

Administrator(en) für die Verwaltung des Formularbereichs (bitte TUM-Kennung(en) angeben

gu27cat

Art des Formularbereichs (öffentlich, geschlossen)

öffentlich

Tabelle 1: Nötige Informationen für die Einrichtung eines separaten Formularbereichs durch den IT-Support der Technischen Universität München

Kontakt zum IT-Support der TU-München: it-support@tum.de

III) Berechtigung für die Verwaltung / Erstellung von Formularen in einem Formularbereich bzw. Wiki-Bereich beantragen

Wenn Sie kein Administrator für einen bestimmten Formularbereich bzw. Wiki-Bereich sind, aber in diesem Bereich Formulare verwalten oder erstellen möchten, wenden Sie sich an den Administrator Ihres Formularbereichs bzw. Wiki-Bereichs und bitten Sie diesen, Sie zur Bearbeitung für ein bzw. mehrere Formulare zu berechtigen.

Falls Sie den Administrator des Formularbereichs bzw. Wiki-Bereichs nicht kennen, so wenden Sie sich unter obiger E-Mailadresse an den IT-Support der Technischen Universität München. Geben Sie bitte nachfolgende Informationen aus Tabelle 2 mit an:

 

Benötigte Informationen

Beispiel

Name des Formularbereichs bzw. Wiki-Bereichs

Formulare IT-Support

URL-Key

itsupport

Tabelle 2: Nötige Informationen für die Ermittlung der Bereichsadministratoren durch den IT-Support

 

Der IT-Support ermittelt für Sie den zuständigen Administrator und teilt Ihnen dessen Kontaktdaten mit.

IV) Online-Formulare erstellen

Personenkreis für einen Formularbereich bzw. Wiki-Bereich definieren / berechtigen

Damit Formulare von einem ausgewählten Personenkreis in einem Formularbereich bzw. Wiki-Bereich erstellt, bearbeitet und verwaltet werden können, muss zu Beginn der Administrator dieses Formularbereichs bzw. Wiki-Bereichs diesen Personenkreis dazu berechtigen.

Schritt 1: Rufen Sie Ihren Formularbereich bzw. Wiki-Bereich auf, klicken Sie rechts oben auf „Anmelden“ und melden Sie sich mit Ihrer TUM-Kennung sowie Ihrem TUM-Passwort an.

Schritt 2: Klicken Sie links unten auf „Bereich konfigurieren -> Berechtigungen“.

 

Hinzufügen einzelner Personen und Vergabe von Berechtigungen

Schritt 3.1.1: Klicken Sie im Bereich „Einzelne Benutzer“ auf „Berechtigungen bearbeiten“.

Schritt 3.1.2: Im Fenster „Administratorenzugriff“ tragen Sie im Feld „Passwort“ Ihr TUM-Passwort ein und klicken auf „Bestätigen“.

Schritt 3.1.3: Es erscheint ein Eingabefeld. In dieses tragen Sie z.B. die TUM-Kennung bzw. den Nachnamen der gewünschten Person ein. Anschließend wird unterhalb des Eingabefensters eine Ergebnisliste angezeigt. Klicken Sie zunächst mit der Maus auf die gewünschte Person und anschließend auf „Hinzufügen“.

Schritt 3.1.4: Vergeben Sie für die Person die gewünschten Berechtigungen durch aktivieren der jeweiligen Checkbox.

Schritt 3.1.5: Führen Sie die Schritte 3.1.3 bis 3.1.4 solange aus, bis alle Personen hinzugefügt und mit den gewünschten Berechtigungen versehen sind.

Schritt 3.1.6: Klicken Sie abschließend auf „Alles speichern“.

Für die Verwaltung/Bearbeitung von Formularen in einem Formularbereich bzw. Wiki-Bereich reicht es aus, wenn einzelne Personen nur die vier Berechtigungen aus Tabelle 3 bekommen.

 

Berechtigung

 

Alle

Anzeigen

 

Lösche eigene

Seiten

Hinzufügen

 

Löschen

Tabelle 3: Berechtigungen für einzelne Personen für die Verwaltung/Bearbeitung von Formularen

Hinzufügen von Gruppen und Vergabe von Berechtigungen

Schritt 3.2.1: Klicken Sie im Bereich „Gruppen“ auf „Berechtigungen bearbeiten“.

Schritt 3.2.2: Im Fenster „Administratorenzugriff“ tragen Sie im Feld „Passwort“ Ihr TUM-Passwort ein und klicken auf „Bestätigen“.

Schritt 3.2.3: Es erscheint ein Eingabefeld. In dieses tragen Sie die CN-Funktionsobjekt der Gruppe ein. Anschließend wird unterhalb des Eingabefensters eine Ergebnisliste angezeigt. Klicken Sie zunächst mit der Maus auf die gewünschte Gruppe und anschließend auf „Hinzufügen“.

Falls Sie die CN-Funktionsobjekt einer Gruppe nicht kennen, so wenden Sie sich an den zuständigen Funktionsobjekteverwalter Ihrer Organisation.

Schritt 3.2.4: Vergeben Sie für die Gruppe die gewünschten Berechtigungen durch aktivieren der jeweiligen Checkbox.

Schritt 3.2.5: Führen Sie die Schritte 3.2.3 bis 3.2.4 solange aus, bis alle Gruppen hinzugefügt und mit den gewünschten Berechtigungen versehen sind.

Schritt 3.2.6: Klicken Sie abschließend auf „Alles speichern“.

Für die Verwaltung/Bearbeitung von Formularen in einem Formularbereich bzw. Wiki-Bereich reicht es aus, wenn Gruppen nur die vier Berechtigungen aus Tabelle 3 bekommen.

Sind alle Personen bzw. Gruppen für Ihren Formularbereich bzw. Wiki-Bereich definiert / berechtigt, folgt im nächsten Schritt die Erstellung und Beschränkung der Formularseite(n).

Seite erstellen

Schritt 1: Melden Sie sich in Ihrem Formularbereich bzw. Wiki-Bereich an und klicken Sie links oben auf den grün umrahmten Namen Ihres Formularbereichs bzw. Wiki-Berich aus Abbildung 1.

 

Abbildung 1: Formularbereich mit dem Namen „Mein Formularbereich“

 

Schritt 2: Klicken Sie anschließend im Top Menü auf den orange markierten Button „Erstellen“ aus Abbildung 1.

Schritt 3: Vergeben Sie der Seite einen Namen Ihrer Wahl und klicken Sie abschließend auf „Speichern“.

Nachdem nun die Formularseite erstellt wurde, müssen Sie diese im nächsten Schritt beschränken, so dass nur ein gewünschter Personenkreis diese Seite bearbeiten / verwalten kann.

Seite beschränken

Wichtig

Jede Formularseite muss zwingend auf einen bestimmten Personenkreis beschränkt werden, der die Seite bearbeiten sowie die Formulardaten bearbeiten und einsehen darf!

Damit die Formularseite sowie die Formulardaten nur von Ihnen bzw. einem ausgewählten Personenkreis eingesehen und bearbeitet werden können, muss die Seite, die das Formular enthält, auf Sie bzw. auf einen ausgewählten Personenkreis speziell beschränkt werden.

Schritt 1: Melden Sie sich in Ihrem Formularbereich an und navigieren Sie zu der Seite, in die Sie das Formular einfügen möchten.

Schritt 2: Klicken Sie rechts oben auf „…“ -> „Beschränkungen“.

Schritt 3: Im Fenster „Beschränkungen“ wählen Sie im Dropdownmenü eine Beschränkung abhängig von der Art Ihres Formulars aus Tabelle 1 aus:

 

Art des Formulars

Zu wählende Beschränkung

Öffentliches Formular, alle Personen können das Formular einsehen, nur bestimmte Personen können das Formular bzw. die gespeicherten Daten verwalten.

„Bearbeiten eingeschränkt – Jeder kann anzeigen, nur manche können bearbeiten“

Eingeschränktes Formular, nur ein gewisser Personenkreis kann das Formular einsehen und ein gewisser Personenkreis kann das Formular bzw. die gespeicherten Daten verwalten.

„Anzeigen und bearbeiten eingeschränkt – Nur manche können anzeigen oder bearbeiten“

Tabelle 4: Nötige Beschränkungen für Seiten, die Formulare und Formulardaten enthalten

 

Schritt 4: Tragen Sie in das Eingabefeld des Fensters „Beschränkungen“ die TUM-Kennung bzw. den Namen einer Person oder die CN-Funktionsobjekt einer Gruppe ein und klicken Sie auf „Hinzufügen“. Haben Sie alle gewünschten Personen bzw. Gruppen hinzugefügt, klicken Sie abschließend auf „Übernehmen“.

Ist die Seite beschränkt, kann nun mit der Definition des Formulars begonnen werden.

Seite für das Formular wählen

Schritt 1: Navigieren Sie zu der beschränkten Seite, in die Sie das Formular einfügen möchten.

Schritt 2: Klicken Sie zunächst rechts oben auf „Bearbeiten“ und anschließend an die Stelle in der Sie das Formular einfügen möchten.

Formular anlegen

Für das Erstellen von Formularen sind nachfolgend genannte Makros notwendig. Diese können Sie wie folgt gezeigt aufrufen.

Aufruf von ConfiForms-Makros

Schritt 1: Klicken Sie zunächst rechts oben auf „Bearbeiten“ und anschließend an die Stelle in der Sie das Formular einfügen möchten. Anschließend klicken Sie im Top-Menü auf „+ -> Andere Makros“.

Schritt 2: Tragen Sie im Fenster „Makro auswählen“ den Namen des gesuchten ConfiForms-Makros in das Suchfeld ein. Abhängig vom eingetragenen Suchbegriff wird ihnen das gesuchte Makro angezeigt. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das gewünschte Makro.

Formularrahmen definieren - Makro „ConfiForms Form (Definition)“

Wichtig

Damit in Formularen keine Uploads (PDF-Dokumente, etc.) von Suchmaschinen wie z.B. Google indiziert bzw. gecached werden, müssen zwingend die Grundeinstellungen aus Tabelle 5 getätigt werden!

Aus Datenschutzgründen müssen in Formularen Uploads mit persönlichen Daten (z.B. Lebensläufe etc.) vor Indizierung bzw. Caching von Suchmaschinen wie z.B. Google geschützt werden. Hierzu ist es zwingend notwendig die Grundeinstellungen aus Tabelle 5 zu verwenden.

Schritt 1: Wählen Sie das Makro „ConfiForms Form (Definition)“ aus und tätigen Sie die Einstellungen gemäß Tabelle 5. Anschließend klicken Sie auf Einfügen.

Feld / Checkbox

Einstellung

ConfiForms Form name *

Name Ihrer Wahl

Checkbox „Enable secure storage for attachments (files)“

Aktiv

Additional user names (or user groups) with administrator permissions for this form

TUM Kennung(en) der Person(en), die die Attachments des Formulars einsehen dürfen (kommasepariert)

Checkbox „Anonymous form“

Aktiv

Tabelle 5: Nötige Grundeinstellungen im Makro „ConfiForms Form (Definition)

Schritt 2: Klicken Sie mit der Maus in den rot umrahmten Bereich des Makros aus Abbildung 3.

 

Abbildung 2: Eingefügtes Makro „ConfiForms Form (Definition)“ für die Definition der Formularfelder

Formularfelder anlegen – Makro „ConfiForms Form Field (Definition)“

Schritt 3: Wählen Sie das Makro „ConfiForms Form Field (Definition)“ aus und tätigen die nötigen Einstellungen aus nachfolgender Tabelle 6. Abschließend klicken Sie auf „Einfügen“.

 

Feld

Einstellung

Field name *

Eindeutiger Feldname (beliebig)

Field label *

Eindeutige Labelbezeichnung (beliebig)

Checkbox „Required *“ aktiviert

Feld ist ein Pflichtfeld

Checkbox „Required *“ deaktiviert

Feld ist kein Pflichtfeld

Fieldtype

Art des Feldes

Tabelle 6: Nötige Grundeinstellungen im Makro „Confiforms Form Field (Definition)“

 

Diesen Schritt führen Sie solange aus, bis alle Ihre gewünschten Felder definiert sind.

Für den Fall, dass Ihr Formular E-Mails versenden soll, so fahren Sie mit den nachfolgenden Abschnitten „Mailversand an den Fromularinhaber“ sowie „Mailversand an den User“ fort.

Mailversand an den Formularinhaber – Makro „Confiforms IFTTT Integration Rules Makro“

Sollen die Formulardaten per E-Mail an den den Formularinhaber versendet werden, muss noch das Makro „ConfiForms IFTTT Integration Rules Makro“ hinzugefügt werden.

Schritt 1: Klicken Sie mit der Maus innerhalb des Makros „ConfiForms Form (Definition)“ an die Stelle, wo Sie das Makro einfügen möchten.

Schritt 2: Wählen Sie das Makro „ConfiForms IFTTT Integration Rules Makro“ aus und tätigen Sie die Einstellungen aus nachfolgender Tabelle 7 und klicken Sie abschließend auf „Speichern“.

 

Feld

Einstellung

Event *

onCreated

Choose Action to perform *

Send Email

Subject for email message

Ihr gewünschter Betreff

Participants

Gewünschte E-Mailadresse der Person, die die Formulardaten erhalten soll

Sender

confluence@tum.de (muss so bleiben, da sonst keine Mails versendet werden können)

Tabelle 7: Nötige Grundeinstellungen im Makro „Confiforms IFTTT Integration Rules“ – Mail für den Formularinhaber

Mailversand an den User – Makro „Confiforms IFTTT Integration Rules Makro“

Sollen die Formulardaten per E-Mail an den den User versendet werden, muss noch das Makro „ConfiForms IFTTT Integration Rules Makro“ hinzugefügt werden.

Schritt 1: Klicken Sie mit der Maus innerhalb des Makros „ConfiForms Form (Definition)“ an die Stelle, wo Sie das Makro einfügen möchten.

Schritt 2: Wählen Sie das Makro „ConfiForms IFTTT Integration Rules Makro“ aus und tätigen Sie die Einstellungen aus nachfolgender Tabelle 8 und klicken Sie abschließend auf „Speichern“.

 

Feld

Einstellung

Event *

onCreated

Choose Action to perform *

Send Email

Subject for email message

Ihr gewünschter Betreff

Participants

E-Mailadresse des Users, definiert durch [entry.name_email_feld]

Sender

confluence@tum.de (muss so bleiben, da sonst keine Mails versendet werden können)

Tabelle 8: Nötige Grundeinstellungen im Makro „Confiforms IFTTT Integration Rules“ – Mail für den User

Formularlayout definieren - Makro „ConfiForms Registration Control“

Schritt 1: Klicken Sie mit der Maus außerhalb des Makros „ConfiForms Form (Definition)“ an die Stelle, wo Sie das Makro einfügen möchten.

Schritt 2: Wählen Sie das Makro „ConfiForms Registration Control“ aus und tätigen Sie die Einstellungen aus nachfolgender Tabelle 9 und klicken Sie abschließend auf „Speichern“.

 

Feld

Einstellung

ConfiForms Form name *

Name Ihres Formulars (entspricht dem gleichen Namen, den Sie im Makro „ConfiForms Form (Definition)“ im Feld „ConfiForms Form name“ vergeben haben)

Checkbox „Embedded or Dialog mode? *“

Aktiv

Override label for form ‚Save‘ button

Bezeichnung Ihrer Wahl

Participants

Gleiche Bezeichnung Ihrer Wahl wie in „Override label for form ‚Save‘ button“

Message to show after a record been created

Eine Nachricht Ihrer Wahl, die der User nach dem Klick auf den Sendeknopf angezeigt bekommt

Tabelle 9: Nötige Grundeinstellungen im Makro „ConfiForms Registration Control“

 

Schritt 3: Klicken Sie auf „Speichern“.

Das Formular ist nun fertig erstellt. Das Layout des Formulars wird in dieser Form vom System selbst vorgegeben.

Möchten Sie das Layout für Ihr Formular selbst definieren, so fahren Sie mit nachfolgendem Kapitel „Formularlayout individuell definieren“ fort.

Formularlayout individuell definieren - Makro „ConfiForms Form Field“

Schritt 1: Klicken Sie mit der Maus auf eine Stelle innerhalb des Makros „ConfiForms Registration Control“ und erstellen Sie Ihr gewünschtes Layout z.B. mittels einer Tabelle, Textbausteinen etc.

Schritt 2: Klicken Sie mit der Maus innerhalb des Makros „ConfiForms Regsitration Control“ an die Stelle, wo Sie das Makro einfügen möchten.

Schritt 3: Wählen Sie das Makro „ConfiForms Form Field“ aus und tätigen Sie die Einstellungen aus nachfolgender Tabelle 10 und klicken Sie abschließend auf „Speichern“.

 

Feld

Einstellung

Field name *

Name Ihres Feldes (entspricht dem gleichen Namen, den Sie im Makro „ConfiForms Field (Definition)“ für Ihr Feld vergeben haben)

Tabelle 10: Nötige Grundeinstellungen im Makro „ConfiForms Form Field“

 

Schritt 4: Führen Sie die Schritte 1 bis 3 solange aus, bis Sie alle Felder, die Sie im Makro „ConfiForms Form (Definition) definiert haben, eingebunden haben. Klicken Sie abschließend auf „Speichern“.

Datenschutzerklärung

In allen Formularen, in denen personenbezogene Daten abgefragt werden, muss zwingend eine Einwilligungserklärung zur Datenverarbeitung enthalten sein!

Bitte beachten Sie, dass in allen Formularen, in denen personenbezogene Daten abgefragt werden, unbedingt ein Formularelement für die Einwilligungserklärung zur Datenverarbeitung persönlicher Daten enthalten sein muss.

Beispiele zur Einwilligungserklärung für Formulare finden Sie unter:

http://www.datenschutz.tum.de/unterstuetzung/einwilligungserklaerung/

Finaler Test des Formulars

Wichtig

Vor der produktiven Inbetriebnahme eines Formulars, muss das Formular vorab zwingend inkognito (:= unangemeldet im Wikisysten) getestet werden!

Vor der produktiven Inbetriebnahme eines Formulars muss sicher gestellt werden, dass die Formularseite nur von einem bestimmten Personenkreis sowie die Formulardaten nur von diesem ausgewählten Personenkreis eingesehen und bearbeitet werden können. Weiterhin muss bei Formularen mit "Uploadfeldern" sichergestellt und geprüft werden, dass die nötigen Grundeinstellungen aus Tabelle 5 getätigt sind, so dass keine Uploads von Suchmaschinen wie z.B. Google indiziert bzw. gecached werden!

Schritt 1: Loggen Sie sich aus Ihrem Wiki-Bereich aus und rufen Sie das Formular erneut per Link auf (erscheint rechts oben der Button "Anmelden" können Sie das Formular nun "inkognito" ausfüllen und testen. Alternativ können Sie ein neuen Browser-TAB "Inkognito Fenster" (Chrome) bzw. "Privates Fenster" (Firefox) öffnen und das Formular via Link aufrufen und inkognito testen.

Wichtig

Überprüfung 1:

Kann das Formular nach dem Inkognitoaufruf nicht bearbeitet werden und die Formulardaten nicht eingesehen werden, folgt Überprüfung 2. Enthält das Formular keine "Upload-Felder", kann die Überprüfung 2 übersprungen werden und das Formular produktiv in Betrieb gehen.

Überprüfung 2:

Können Formularanhänge (storage_) nach dem Inkognitoaufruf nicht bearbeitet und eingesehen werden, kann das Formular produktiv in Betrieb gehen.


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