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Mit dem Plugin "Confiforms" können im Wiki-System der TUM einfache Standardformulare erstellt, Daten strukturiert erfasst und exportiert werden. Das Plugin "Confiforms" ist allerdings nicht geeignet für:

  • komplexe Formulare mit großem Regelwerk
  • komplexe Formulare, die einen Workflow abbilden sollen

Für komplexe Formulare bietet das ITSZ keinen Service an.

Wichtig

Für die Erstellung / Verwaltung von Online-Formularen ohne Unterstützung durch IT-Support sind die Nutzungsbedingungen des Wiki-Systems sowie des Plugins "ConfiForms" zu beachten.

Bei der eigenständigen Erstellung / Verwaltung von Online-Formularen in einem Wiki-Bereich (Space) bzw. Formular-Bereich (Form-Space) ohne Unterstützung des IT-Support gelten die Nutzungsbedingungen durch den Nutzer als akzeptiert.

Eigenständig einfache Online-Formulare mit dem Plugin "ConfiForms" erstellen

In diesem Wiki-System steht Ihnen das  Plugin "ConfiForms" zur Verfügung. Mit "ConfiForms" können Sie einfache Online-Formulare:

in jedem Wiki-Bereich (Space) erstellen, auf den Sie zugriffsberechtigt sind

in einem separaten Formular-Bereich (Form-Space) erstellen

I) Online-Formulare in einem Wiki-Bereich (Space) erstellen

In "Confluence" können schreibberechtigte Nutzer eines Wiki-Bereichs selbstständig einfache Online-Formulare mit dem Plugin "ConfiForms" erstellen.

Sie haben noch keinen Wiki-Bereich (Space) und möchten diesen beantragen?

Mitglieder der Technischen Universität München (Mitarbeiter, Studenten) können beim IT-Support einen eigenen Wiki-Bereich (Space) beantragen.

Antrag zur Erstellung eines Wiki-Bereichs (Space) in "Confluence" durch den IT-Support

II) Online-Formulare in einem Formular-Bereich (Form-Space) erstellen

Wiki-Bereich (Space) vs. Formular-Bereich (Form-Space)

Ein Wiki-Bereich (Space) enthält neben Formularseiten auch Seiten mit Wiki-Content. Ein Formular-Bereich (Form-Space) enthält hingegen ausschließlich Formularseiten. Für die Verwendung von Online-Formularen in „Confluence“ wird vom IT-Support ein separater Bereich empfohlen, in dem alle Formulare einer Organisation/Einrichtung enthalten sind.

Sie haben noch keinen Formular-Bereich (Form-Space) und möchten diesen beantragen?

Mitglieder der Technischen Universität München (Mitarbeiter, Studenten) können beim IT-Support einen eigenen Formular-Bereich (Form-Space) beantragen.

Antrag zur Erstellung eines Formular-Bereichs (Form-Space) in "Confluence" durch den IT-Support

III) Berechtigung für die Verwaltung / Erstellung von Formularen in einem Formular-Bereich (Form-Space) bzw. Wiki-Bereich (Space) beantragen

Wenn Sie kein Formular-Administrator für einen bestimmten Formular-Bereich (Form-Space) bzw. Wiki-Bereich (Space) sind, aber in diesem Bereich Online-Formulare verwalten oder erstellen möchten, wenden Sie sich an den Space-Administrator Ihres Formular-Bereichs (Form-Space) bzw. Wiki-Bereichs (Space) und bitten Sie diesen, Sie zur Bearbeitung für ein bzw. mehrere Formulare zu berechtigen.

Falls Sie den Space-Administrator des Formular-Bereichs (Form-Space) bzw. Wiki-Bereichs (Space) nicht kennen, so wenden Sie sich an den IT-Support der Technischen Universität München. Geben Sie bitte nachfolgende Informationen aus Tabelle 1 mit an:


Benötigte Informationen

Beispiel

Name des Formular-Bereichs (Form-Space) bzw. Wiki-Bereichs (Space)

Formulare IT-Support

Space-Key des Formular-Bereichs (Form-Space) bzw. Wiki-Bereichs (Space)

https://wiki.tum.de/display/space-key (z.B. https://wiki.tum.de/display/itsupport )

Tabelle 1: Nötige Informationen für die Ermittlung der Space-Administratoren durch den IT-Support


Der IT-Support ermittelt für Sie den zuständigen Space-Administrator des Formular-Bereichs (Form-Space) bzw. Wiki-Bereichs (Space) und teilt Ihnen dessen Kontaktdaten mit.

IV) Online-Formulare erstellen

Personenkreis für einen Formular-Bereich (Form-Space) bzw. Wiki-Bereich (Space) als Formular-Administratoren definieren / berechtigen

Damit Formulare von einem ausgewählten Personenkreis in einem Formular-Bereich (Form-Space) bzw. Wiki-Bereich (Space) erstellt, bearbeitet und verwaltet werden können, muss zu Beginn der Space-Administrator dieses Formular-Bereichs (Form-Space) bzw. Wiki-Bereichs (Space) diesen Personenkreis dazu berechtigen.

Schritt 1: Rufen Sie Ihren Formular-Bereich (Form-Space) bzw. Wiki-Bereich (Space) auf mit https://wiki.tum.de/display/ihr_space-key

Schritt 2: Klicken Sie rechts oben auf „Anmelden“ und melden Sie sich mit Ihrer TUM-Kennung sowie Ihrem TUM-Passwort an

Schritt 3: Klicken Sie links unten auf „Bereich konfigurieren -> Berechtigungen“


Hinzufügen einzelner Personen und Vergabe von Berechtigungen

Schritt 3.1.1: Klicken Sie im Bereich „Einzelne Benutzer“ auf „Berechtigungen bearbeiten“

Schritt 3.1.2: Im Fenster „Administratorenzugriff“ tragen Sie im Feld „Passwort“ Ihr TUM-Passwort ein und klicken auf „Bestätigen“

Schritt 3.1.3: Es erscheint ein Eingabefeld. In dieses tragen Sie z.B. die TUM-Kennung bzw. den Nachnamen der gewünschten Person ein. Anschließend wird unterhalb des Eingabefensters eine Ergebnisliste angezeigt. Klicken Sie zunächst mit der Maus auf die gewünschte Person und anschließend auf „Hinzufügen“

Schritt 3.1.4: Vergeben Sie für die Person die gewünschten Berechtigungen durch aktivieren der jeweiligen Checkbox

Schritt 3.1.5: Führen Sie die Schritte 3.1.3 bis 3.1.4 solange aus, bis alle Personen hinzugefügt und mit den gewünschten Berechtigungen versehen sind.

Schritt 3.1.6: Klicken Sie abschließend auf „Alles speichern“.

Für die Verwaltung / Bearbeitung von Formularen in einem Formular-Bereich (Form-Space) bzw. Wiki-Bereich (Space) reicht es aus, wenn einzelne Personen nur die Berechtigungen aus Tabelle 2 bekommen.

Berechtigung

 

Alle

Anzeigen


Lösche eigene

Seiten

Hinzufügen


Löschen

AnhängeHinzufügen

Löschen

Tabelle 2: Berechtigungen für einzelne Personen für die Verwaltung / Bearbeitung von Formularen

Hinzufügen von Gruppen und Vergabe von Berechtigungen

Neben einzelnen Personen können auch Personengruppen (Funktionsobjekt "Gruppe" aus TUMonline) in Confluence anhand der CN-Funktionsobjekt hinzugefügt und berechtigt werden.

Schritt 3.2.1: Klicken Sie im Bereich „Gruppen“ auf „Berechtigungen bearbeiten“.

Schritt 3.2.2: Im Fenster „Administratorenzugriff“ tragen Sie im Feld „Passwort“ Ihr TUM-Passwort ein und klicken auf „Bestätigen“.

Schritt 3.2.3: Es erscheint ein Eingabefeld. In dieses tragen Sie die CN-Funktionsobjekt der Gruppe ein. Anschließend wird unterhalb des Eingabefensters eine Ergebnisliste angezeigt. Klicken Sie zunächst mit der Maus auf die gewünschte Gruppe und anschließend auf „Hinzufügen“.

Falls Sie die CN-Funktionsobjekt einer Gruppe nicht kennen, so wenden Sie sich an den zuständigen Funktionsobjekteverwalter Ihrer Organisation.

Schritt 3.2.4: Vergeben Sie für die Gruppe die gewünschten Berechtigungen durch aktivieren der jeweiligen Checkbox.

Schritt 3.2.5: Führen Sie die Schritte 3.2.3 bis 3.2.4 solange aus, bis alle Gruppen hinzugefügt und mit den gewünschten Berechtigungen versehen sind.

Schritt 3.2.6: Klicken Sie abschließend auf „Alles speichern“.

Für die Verwaltung / Bearbeitung von Formularen in einem Formular-Bereich (Form-Space) bzw. Wiki-Bereich (Space) reicht es aus, wenn Gruppen nur die vier Berechtigungen aus Tabelle 2 bekommen.

Sind alle Personen bzw. Gruppen für Ihren Formular-Bereich (Form-Space) bzw. Wiki-Bereich (Space) definiert / berechtigt, folgt im nächsten Schritt die Erstellung und Beschränkung der Formularseite(n).


Seite erstellen

Schritt 1: Melden Sie sich in Ihrem Formular-Bereich (Form-Space) bzw. Wiki-Bereich (Space) an und klicken Sie links oben auf den grün umrahmten Namen Ihres Formular-Bereichs (Form-Space) bzw. Wiki-Bereichs (Space).

Schritt 2: Klicken Sie anschließend im Top Menü auf den orange markierten Button „Erstellen“.

Schritt 3: Vergeben Sie der Seite einen Namen Ihrer Wahl und klicken Sie abschließend auf „Speichern“.

Nachdem nun die Formularseite erstellt wurde, müssen Sie diese im nächsten Schritt beschränken, so dass nur ein gewünschter Personenkreis diese Seite bearbeiten / verwalten kann.

Seite beschränken

Wichtig

Damit die Formularseite sowie die Formulardaten  nur von Ihnen bzw. einem ausgewählten Personenkreis eingesehen und bearbeitet  werden, muss die Seite, die das Online-Formular enthält, auf Sie bzw. auf einen ausgewählten Personenkreis speziell beschränkt werden.

Schritt 1: Melden Sie sich in Ihrem Formular-Bereich (Form-Space) bzw. Wiki-Bereich (Space) an und navigieren Sie zu der Seite, in die Sie das Online-Formular einfügen möchten.

Schritt 2: Klicken Sie rechts oben auf „…“ -> „Beschränkungen“.

Schritt 3: Im Fenster „Beschränkungen“ wählen Sie im Dropdownmenü eine Beschränkung abhängig von der Art Ihres Formulars aus Tabelle 3 aus:

Art des Formulars

Zu wählende Beschränkung

Öffentliches Online-Formular; alle Personen können das Online-Formular einsehen;nur bestimmte Personen können das Online-Formular bzw. die gespeicherten Daten verwalten.

„Bearbeiten eingeschränkt – Jeder kann anzeigen, nur manche können bearbeiten“

Eingeschränktes Online-Formular; nur ein gewisser Personenkreis kann das Online-Formular einsehen und ein gewisser Personenkreis kann das Online-Formular bzw. die gespeicherten Daten verwalten.

„Anzeigen und bearbeiten eingeschränkt – Nur manche können anzeigen oder bearbeiten“

Tabelle 3: Nötige Beschränkungen für Seiten, die Online-Formulare und Formulardaten enthalten

Schritt 4: Tragen Sie in das Eingabefeld des Fensters „Beschränkungen“ die TUM-Kennung bzw. den Namen einer Person oder die CN-Funktionsobjekt einer Gruppe ein und klicken Sie auf „Hinzufügen“. Haben Sie alle gewünschten Personen bzw. Gruppen hinzugefügt, klicken Sie abschließend auf „Übernehmen“.

Ist die Seite, die das Online-Formular enthalten soll auf einen ausgewählten Personenkreis beschränkt, kann nun mit der Erstellung des Formulars begonnen werden.

Seite für das Online-Formular wählen

Schritt 1: Navigieren Sie zu der beschränkten Seite, in die Sie das Online-Formular einfügen möchten.

Schritt 2: Klicken Sie zunächst rechts oben auf „Bearbeiten“ und anschließend an die Stelle in der Sie das Online-Formular einfügen möchten.

Online-Formular anlegen

Für das Erstellen von Online-Formularen sind nachfolgend genannte Makros notwendig. Diese können Sie wie nachfolgend gezeigt aufrufen.

Aufruf von ConfiForms-Makros

Schritt 1: Klicken Sie zunächst rechts oben auf „Bearbeiten“ und anschließend an die Stelle in der Sie das Online-Formular einfügen möchten. Anschließend klicken Sie im Top-Menü auf „+ -> Andere Makros“.

Schritt 2: Tragen Sie im Fenster „Makro auswählen“ den Namen des gesuchten ConfiForms-Makros in das Suchfeld ein. Abhängig vom eingetragenen Suchbegriff wird ihnen das gesuchte Makro angezeigt. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das gewünschte Makro.

Formularrahmen definieren - Makro „ConfiForms Form (Definition)“

Wichtig

Aus Datenschutzgründen müssen in Online-Formularen Uploads mit persönlichen Daten (z.B. Lebensläufe etc.) vor Indizierung bzw. Caching von Suchmaschinen wie z.B. Google geschützt werden. Hierzu ist es zwingend notwendig die Grundeinstellungen aus Tabelle 4 zu verwenden.

Schritt 1: Wählen Sie das Makro „ConfiForms Form (Definition)“ aus und tätigen Sie die Einstellungen gemäß Tabelle 4. Anschließend klicken Sie auf Einfügen.

Feld / Checkbox

Einstellung

ConfiForms Form name *

Name Ihrer Wahl

Checkbox „Enable secure storage for attachments (files)“

Aktiv

Additional user names (or user groups) with administrator permissions for this form

TUM Kennung(en) der Person(en), die die Attachments des Formulars einsehen dürfen (kommasepariert)

Checkbox „Anonymous form“

Aktiv

Tabelle 4: Nötige Grundeinstellungen im Makro „ConfiForms Form (Definition)

Schritt 2: Klicken Sie mit der Maus in das Makros.

Formularfelder anlegen – Makro „ConfiForms Form Field (Definition)“

Schritt 3: Wählen Sie das Makro „ConfiForms Form Field (Definition)“ aus und tätigen die nötigen Einstellungen aus nachfolgender Tabelle 5. Abschließend klicken Sie auf „Einfügen“.


Feld

Einstellung

Field name *

Eindeutiger Feldname (beliebig)

Field label *

Eindeutige Labelbezeichnung (beliebig)

Checkbox „Required *“ aktiviert

Feld ist ein Pflichtfeld

Checkbox „Required *“ deaktiviert

Feld ist kein Pflichtfeld

Fieldtype

Art des Feldes

Tabelle 5: Nötige Grundeinstellungen im Makro „Confiforms Form Field (Definition)“

Schritt 4: Schritt 3 führen Sie solange aus, bis alle Ihre gewünschten Felder definiert sind.

Für den Fall, dass Ihr Online-Formular E-Mails versenden soll, so fahren Sie mit den nachfolgenden Abschnitten „Mailversand an den Fromularinhaber“ sowie „Mailversand an den User“ fort. Soll Ihr Online-Formular hingegen keine E-Mails versenden, überspringen Sie die nachfolgenden Abschnitte „Mailversand an den Fromularinhaber“ sowie „Mailversand an den User“ und fahren mit Abschnitt "Formularlayout definieren - Makro „ConfiForms Registration Control“" fort.

Mailversand an den Formularinhaber – Makro „Confiforms IFTTT Integration Rules Makro“

Sollen die Formulardaten und/oder Text per E-Mail an den den Formularinhaber versendet werden, muss noch das Makro „ConfiForms IFTTT Integration Rules Makro“ hinzugefügt werden.

Schritt 1: Klicken Sie mit der Maus innerhalb des Makros „ConfiForms Form (Definition)“ an die Stelle, wo Sie das Makro einfügen möchten.

Schritt 2: Wählen Sie das Makro „ConfiForms IFTTT Integration Rules Makro“ aus und tätigen Sie die Einstellungen aus nachfolgender Tabelle 6 und klicken Sie abschließend auf „Speichern“.

Feld

Einstellung

Event *

onCreated

Choose Action to perform *

Send Email

Subject for email message

Ihr gewünschter Betreff

Participants

Gewünschte E-Mailadresse der Person, die die Formulardaten erhalten soll

Sender

confluence@tum.de (muss so bleiben, da sonst keine Mails versendet werden können)

Tabelle 6: Nötige Grundeinstellungen im Makro „Confiforms IFTTT Integration Rules“ – Mail für den Formularinhaber

Mailversand an den User – Makro „Confiforms IFTTT Integration Rules Makro“

Sollen die Formulardaten und/oder Text per E-Mail an den den User versendet werden, muss noch das Makro „ConfiForms IFTTT Integration Rules Makro“ hinzugefügt werden.

Schritt 1: Klicken Sie mit der Maus innerhalb des Makros „ConfiForms Form (Definition)“ an die Stelle, wo Sie das Makro einfügen möchten.

Schritt 2: Wählen Sie das Makro „ConfiForms IFTTT Integration Rules Makro“ aus und tätigen Sie die Einstellungen aus nachfolgender Tabelle 7 und klicken Sie abschließend auf „Speichern“.

Feld

Einstellung

Event *

onCreated

Choose Action to perform *

Send Email

Subject for email message

Ihr gewünschter Betreff

Participants

E-Mailadresse des Users, definiert durch [entry.name_email_feld]

Sender

confluence@tum.de (muss so bleiben, da sonst keine Mails versendet werden können)

Tabelle 7: Nötige Grundeinstellungen im Makro „Confiforms IFTTT Integration Rules“ – Mail für den User

Formularlayout definieren - Makro „ConfiForms Registration Control“

Schritt 1: Klicken Sie mit der Maus außerhalb des Makros „ConfiForms Form (Definition)“ an die Stelle, wo Sie das Makro einfügen möchten.

Schritt 2: Wählen Sie das Makro „ConfiForms Registration Control“ aus und tätigen Sie die Einstellungen aus nachfolgender Tabelle 8 und klicken Sie abschließend auf „Speichern“.

Feld

Einstellung

ConfiForms Form name *

Name Ihres Formulars (entspricht dem gleichen Namen, den Sie im Makro „ConfiForms Form (Definition)“ im Feld „ConfiForms Form name“ vergeben haben)

Checkbox „Embedded or Dialog mode? *“

Aktiv

Override label for form ‚Save‘ button

Bezeichnung Ihrer Wahl

Participants

Gleiche Bezeichnung Ihrer Wahl wie in „Override label for form ‚Save‘ button“

Message to show after a record been created

Eine Nachricht Ihrer Wahl, die der User nach dem Klick auf den Sendeknopf angezeigt bekommt

Tabelle 8: Nötige Grundeinstellungen im Makro „ConfiForms Registration Control“

Schritt 3: Klicken Sie auf „Speichern“.

Das Layout des Formulars wird in dieser Form vom System selbst vorgegeben. Möchten Sie das Layout für Ihr Formular selbst definieren, so fahren Sie mit nachfolgendem Kapitel „Formularlayout individuell definieren“ fort.

Formularlayout individuell definieren - Makro „ConfiForms Form Field“

Schritt 1: Klicken Sie mit der Maus auf eine Stelle innerhalb des Makros „ConfiForms Registration Control“ und erstellen Sie Ihr gewünschtes Layout z.B. mittels einer Tabelle, Textbausteinen etc.

Schritt 2: Klicken Sie mit der Maus innerhalb des Makros „ConfiForms Regsitration Control“ an die Stelle, wo Sie das Makro einfügen möchten.

Schritt 3: Wählen Sie das Makro „ConfiForms Form Field“ aus und tätigen Sie die Einstellungen aus nachfolgender Tabelle 9 und klicken Sie abschließend auf „Speichern“.

Feld

Einstellung

Field name *

Name Ihres Feldes (entspricht dem gleichen Namen, den Sie im Makro „ConfiForms Field (Definition)“ für Ihr Feld vergeben haben)

Tabelle 9: Nötige Grundeinstellungen im Makro „ConfiForms Form Field“

Schritt 4: Führen Sie die Schritte 1 bis 3 solange aus, bis Sie alle Felder, die Sie im Makro „ConfiForms Form (Definition) definiert haben, eingebunden haben. Klicken Sie abschließend auf „Speichern“.

Bitte beachten Sie, dass in allen Online-Formularen, in denen personenbezogene Daten abgefragt werden, unbedingt ein Formularelement für die Einwilligungserklärung zur Datenverarbeitung persönlicher Daten enthalten sein muss. Ohne dieses Formularelement darf das Online-Formular nicht verwendet werden!

Datenschutzerklärung

Beispiele zur Einwilligungserklärung für Formulare finden Sie unter:

http://www.datenschutz.tum.de/unterstuetzung/einwilligungserklaerung/

Finaler Test des Formulars

Wichtig

Vor der produktiven Inbetriebnahme eines Online-Formulars, muss das Online-Formular vorab zwingend inkognito (= unangemeldet im Wikisysten) getestet werden!

Vor der produktiven Inbetriebnahme eines Formulars muss sicher gestellt werden, dass die Formularseite nur von einem bestimmten Personenkreis sowie die Formulardaten nur von diesem ausgewählten Personenkreis eingesehen und bearbeitet werden können. Weiterhin muss bei Formularen mit "Uploadfeldern" sichergestellt und geprüft werden, dass die nötigen Grundeinstellungen aus Tabelle 5 getätigt sind, so dass keine Uploads von Suchmaschinen wie z.B. Google indiziert bzw. gecached werden!

Schritt 1: Loggen Sie sich aus Ihrem Wiki-Bereich aus und rufen Sie das Formular erneut per Link auf (erscheint rechts oben der Button "Anmelden" können Sie das Formular nun "inkognito" ausfüllen und testen. Alternativ können Sie ein neuen Browser-TAB "Inkognito Fenster" (Chrome) bzw. "Privates Fenster" (Firefox) öffnen und das Formular via Link aufrufen und inkognito testen.

Wichtig

Überprüfung 1:

Kann das Online-Formular nach dem Inkognitoaufruf nicht bearbeitet werden und die Formulardaten nicht eingesehen werden, folgt Überprüfung 2. Enthält das Online-Formular keine "Upload-Felder", kann die Überprüfung 2 übersprungen werden und das Online-Formular produktiv in Betrieb genommen werden.

Überprüfung 2:

Können Formularunterseiten mit Anhängen (storage_) nach dem Inkognitoaufruf nicht eingesehen und bearbeitet werden, kann das Formular produktiv in Betrieb genommen werden.

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